SharePoint es la herramienta de Microsoft que todo el mundo conoce. Sin embargo, pocos entienden cómo funciona y cómo aprovechar su potencial.
Empecemos por el principio: ¿qué es SharePoint?
SharePoint es una herramienta de Microsoft enfocada a la gestión documental y al trabajo en equipo. Sus productos se enfocan en poner a nuestra disposición funcionalidades de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.
La plataforma de gestión documental se basa en permisos que permite:
- Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
- Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
- Controlar versiones.
- Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
- Proteger el contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
- Acceder a documentos sin conexión a internet.
Del mismo modo, desde el prisma de trabajo en equipo, SharePoint permite:
- Crear espacios o sitios web (incluso ‘subsitios’ dentro del mismo espacio) para el trabajo en grupo, donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
- Acceder a una Extranet para compartir archivos de gran tamaño.
- Colaboración y comunicación online entre equipos.
- Compartir actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de trabajo.
- Mantener a los equipos sincronizados.
- Mantenerse al día de la información y las noticias de la compañía.
- Trabajo en tiempo real con los compañeros sobre el mismo documento.
Como podéis ver, tiene muchas similitudes con otras plataformas como Onedrive. Es importante saber diferenciar cuándo usar una u otra herramienta. Para ello podéis consultar el artículo que ya tenemos publicado en nuestro Blog.
¿Qué necesita una empresa para implantar SharePoint de una manera eficaz?
La clave del éxito en un proyecto de SharePoint recae en el orden de estructura que establezcas para tu organización. Tener el contenido bien compartimentado hace que la información de la empresa sea más accesible y útil para su consulta.
En segunda posición, resulta imprescindible tener claro el sistema de roles y permisos que quieres otorgar a los trabajadores de la empresa. De esta forma, darás acceso solo a la información que cada puesto de trabajo necesite y para realizar las acciones que se presupongan de este puesto. Con esto evitamos errores de modificaciones, borrado de archivos o incluso robo de la información. En cotra-partida y como punto favorable, haremos el trabajo de nuestro equipo mucho más ágil si saben donde deben consultar la información que necesitan en cada momento para el desarrollo de sus tareas.
Por último, contar con un equipo técnico con experiencia y soltura en este tipo de implantaciones hará todo el proceso de migración y puesta en marcha mucho más agradable y eficaz. Nuestro equipo técnico de Atlantic cuenta con un gran background en estas labores.
¿Cómo funciona el licenciamiento de SharePoint?
SharePoint es una herramienta de pago por uso de Microsoft que define sus precios por el número de usuario y la capacidad contratada. Sin embargo, lo que muchos no saben es que con la contratación del plan M365 se incluye 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive por usuario junto con el resto de las aplicaciones disponibles.
Como veis, son muchas las cosas que debemos tener en cuenta antes de iniciar una implantación de Microsoft; desde cual es el plan adecuado para tu empresa hasta el procedimiento a seguir para la puesta en marcha del proyecto. Atlantic está a vuestra disposición para cualquier cuestión que os pudiera surgir a través de nuestra página de contacto.
