Es habitual entre los usuarios de Microsoft 365 confundir Onedrive con SharePoint y viceversa. En realidad, ambas pueden presumir de estar entre las aplicaciones más conocidas de Microsoft. Y, aunque en principio pueda parecer complejo, las diferencias entre OneDrive y Sharepoint son muy claras entre si.
Hoy aprenderemos a distinguirlas y conoceremos para qué debemos utilizar cada una de ellas.
¿Cuál es la diferencia entre OneDrive y SharePoint?
Como el mismo Microsoft describe, OneDrive es la plataforma de archivos para Microsoft 365 que nos proporciona un espacio personal en la nube para guardar y administrar todos nuestros archivos.
De esta forma, tendremos nuestros archivos disponibles en todos nuestros dispositivos vinculados y en la versión online a través del Portal Office.
Por el contrario, Sharepoint está pensado para ser una biblioteca de documentos de la empresa.
A nivel organizacional se crearán una serie de carpetas donde aquellos miembros de la empresa que tengan permiso podrán depositar documentos, editarlos o descargárselos de una forma ordenada y colaborativa.
Cuándo utilizar OneDrive
De esta forma, OneDrive se convierte en nuestro espacio individual de trabajo. Podremos definir la arquitectura de carpetas a nuestro gusto y guardaremos aquellos archivos y documentos que forman parte de nuestro trabajo diario.
La principal ventaja radica en que nuestros archivos se guardarán en la nube, siendo por tanto accesible desde cualquier lugar y momento.
Podremos utilizar también la gestión de permisos para compartir los archivos con quien queramos. Pero, recuerda: si se trata de un archivo al que tienen que acceder muchos usuarios y trabajarlo en grupo es mejor compartirlo en SharePoint.
Cúando utilizar Sharepoint
Así es: Sharepoint se postula como la aplicación de colaboración profesional dentro de una empresa.
Sharepoint es ideal para compartir archivos dentro de nuestra organización, siguiendo una estructura definida de las carpetas. Podremos habilitar el acceso según perfiles de usuario. Cada perfil de usuario tendrá asignados una serie de permisos que le permitirán acceder a determinados archivos.
Por ejemplo, entre los usos más comunes están las carpetas destinadas a guardar las facturas (podremos hacer división por año y series de facturación), clientes, formación, certificados, etc.
Ahora que ya sabes para que sirve cada uno, te invitamos a recibir una formación a medida para aprender como estructurar las carpetas de SharePoint.
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